Microbox BRIDGE – Scanning on Demand
MICROBOX Bridge verbindet Anfragende, Archivmitarbeitende und Digitalisierung in einem durchgängigen Workflow.
Scan-on-Demand Workflow für Archive zur effizienten Bereitstellung von Archivgut
Der Scan-on-Demand-Workflow für Archive von MICROBOX Bridge unterstützt Archive, Bibliotheken und Gedächtnisinstitutionen bei der strukturierten Bearbeitung von Digitalisierungsanfragen. Die Lösung verbindet Anfrageverwaltung, Digitalisierung, Qualitätskontrolle und Bereitstellung von Digitalisaten in einem zentralen System. Statt mehrere Werkzeuge parallel zu nutzen, werden sämtliche Arbeitsschritte in einem durchgängigen Workflow zusammengeführt.
Archive stehen heute vor der Herausforderung, steigende Mengen an Reproduktionsaufträgen und Anfragen nach digitalem Archivgut effizient zu bearbeiten. Forschende, Bürgerinnen und Bürger sowie Behörden erwarten einen schnellen Zugang zu Dokumenten und historischen Quellen. Gleichzeitig müssen Archive Prozesse dokumentieren, Bestände recherchieren, Scanaufträge organisieren und Digitalisate bereitstellen. Genau hierfür wurde MICROBOX Bridge entwickelt.
Der Workflow ermöglicht eine gezielte Digitalisierung auf Anfrage. Archivgut wird erst dann digitalisiert, wenn tatsächlich Bedarf besteht. Dadurch können Archive vorhandene Ressourcen effizient einsetzen und gleichzeitig einen modernen Service für Nutzer anbieten.
So funktioniert der Workflow in der Praxis
Über das integrierte Anfrageportal können Anfragen digital erfasst und bearbeitet werden. Alternativ können Sammelimporte oder bestehende Systeme angebunden werden. Alle Vorgänge laufen innerhalb desselben Systems zusammen und bleiben jederzeit nachvollziehbar.
Während der Bearbeitung behalten Mitarbeitende den Überblick über offene Aufträge, laufende Digitalisierungen und abgeschlossene Vorgänge. Von der Recherche über die Digitalisierung bis zur Bereitstellung der Digitalisate werden sämtliche Arbeitsschritte dokumentiert und zentral verwaltet.
Für die Digitalisierung können bestehende book2net Systeme wie der book2net ARGUS, der book2net Falcon oder weitere Archivscanner von book2net eingesetzt werden.
MICROBOX Bridge eignet sich für Kommunalarchive, Staatsarchive, Universitätsarchive, Kirchenarchive und Spezialarchive. Der Scan-on-Demand-Workflow für Archive unterstützt Einrichtungen dabei, Anfragen schneller zu bearbeiten, Verwaltungsaufwand zu reduzieren und Archivgut effizient digital bereitzustellen. Eine Live-Demo des Workflows können Sie sich jederzeit ansehen.
Features
Intro
MICROBOX Bridge bildet den gesamten Scan-on-Demand-Prozess in einer zentralen Anwendung ab.
Von der Anfrage bis zur Auslieferung werden alle Schritte digital nachverfolgt. Mitarbeitende behalten jederzeit den Überblick über offene Vorgänge, Bearbeitungsstände und abgeschlossene Aufträge. Basierend auf dem vorgestellten Workflow werden Anfragen, Digitalisierung und Bereitstellung in einem System zusammengeführt.
Workflow-Modul
- Statusgeführter Anfrageprozess (Neu, Warteraum, Angefragt, Abgeholt, Geprüft, Gescannt, Versendet, Gespeichert, Abgeschlossen)
- Stornieren und Zurücksetzen für Korrekturen und Ausnahmefälle
- Sammelaktionen für mehrere Anfragen gleichzeitig
- Statusübersichten mit Suchfiltern je Bearbeitungsschritt
- Dashboard mit Kennzahlen zur Scanproduktion
Anfrageerfassung
Anfragen können auf drei Wegen in das System gelangen:
- Webportal
- CSV-Sammelimport
- API-Anbindung
Unabhängig vom Eingangskanal laufen sämtliche Aufträge in demselben Workflow zusammen. Dadurch entsteht eine zentrale Übersicht über alle laufenden und abgeschlossenen Anfragen. Das entspricht auch dem Konzept aus eurem Entwurf.
Rechercheportal für externe Nutzer
Archive können ihren Nutzern einen digitalen Zugang zur Bestellung von Digitalisaten bereitstellen.
Forschende, Bürger oder Verwaltungsmitarbeitende können Anfragen über das Portal stellen und den Bearbeitungsstatus nachvollziehen.
Die Anfrage wird direkt dem zuständigen Workflow zugeordnet.
Verwaltung
MICROBOX Bridge stellt Kennzahlen und Statusinformationen zentral bereit.
Das Dashboard unterstützt bei:
- Übersicht laufender Aufträge
- Bearbeitungsstatus
- Scanvolumen
- Durchlaufzeiten
- Auswertungen
Dadurch bleiben Auslastung und Prozessfortschritt jederzeit transparent. Das wird auch im Dashboard-Konzept dargestellt.
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